Tres claves para entender e implementar la factura electrónica

Colombia le dijo adiós a la famosa factura de papel. En aras de imprimir menos, tener mejor trazabilidad de los pagos en el país y aumentar la transparencia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) expidió la Resolución 000008 que imparte la normativa para la facturación electrónica, la cual rige desde el 1 de julio.

El documento digital es obligatorio para todos los comercios sin importar su nicho o naturaleza y la falta de conocimiento al respecto ha causado cierres y sanciones de la DIAN a diferentes establecimientos. Recientemente, ‘Doña Segunda’, dueña de un famoso ‘piqueteadero’ de tradición en la capital fue viral por el cierre de su negocio, incluso grandes almacenes de cadena han caído en las manos del ente regulador.

Por eso, es importante que pequeños y grandes empresarios entiendan la nueva dinámica para cumplir con la normativa y evitar dolores de cabeza. Estas son tres claves que debe tener en cuenta para entender e implementar la factura electrónica:

¿Quiénes deben implementarla?

La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura de papel tradicional, justifica la entrega o recibo de dinero, bienes o servicios, así que todos aquellos que usaban la tradicional deben pasarse al digital.

La norma rige para pequeños comerciantes como tiendas de barrio, peluquerías, ferreterías, papelerías, panaderías y más. También emprendedores con nuevos proyectos o pequeñas empresas emergentes, aplica para microempresas que sean operadas por una persona o un pequeño equipo. Algunos ejemplos incluyen consultorios médicos, talleres de reparación y pequeños restaurantes familiares.

¿Cómo implementarla?

Como la factura de papel, el nuevo documento recoge datos básicos sobre la compra como los valores, las partes y la fecha, una vez se implemente y se expidan las primeras, será un proceso rápido y fácil. La DIAN cuenta con un portal web dedicado a explicar el uso de la facturación electrónica que incluye una solución gratuita para llevar a cabo este proceso.

También existen soluciones en el mercado que le ayudan con este proceso. David Ortiz, CEO de Siigo, explicó que con su solución “el empresario puede contar con total tranquilidad de estar cumpliendo con la normativa vigente, mientras impulsa su negocio y optimiza sus procesos. Por medio de soluciones tecnológicas asequibles, pueden gestionar su negocio desde cualquier lugar y gestionar la facturación electrónica”.

Por su parte, Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia, otra solución disponible, explica que la implementación del documento digital “representa una oportunidad para que los pequeños comerciantes, emprendedores y microempresas modernicen sus procesos y aumenten su eficiencia“.

¿Qué sanciones existen?

Las penalidades por no cumplir con la normativa van desde multas económicas hasta la clausura del establecimiento. Si un negocio presenta alguna irregularidad o incumplimiento, el ente regulador puede tomar cartas en el asunto. Sin embargo, el CEO de Siigo asegura que “es clave entender que las irregularidades que se presenten pueden ser respondidas por el establecimiento exponiendo los motivos del incumplimiento y dando las explicaciones para evitar las sanciones o cierres”.

Por acatar la norma de manera incorrecta la multas van desde el 1% del valor de las operaciones facturadas, el porcentaje puede ir en aumento según el error cometido por parte del establecimiento. La multa por no expedir la factura es de un 5% sobre el valor facturado.

Los cierres a establecimiento se dan cuando están incumpliendo la obligación fundamental de facturar y, con ello, de tener registro de la documentación sobre la entrega de bienes o prestación de servicios que hayan realizado.

Le podría interesar: Así funcionarán las multas e incentivos al consumo de energía