Teletrabajar sin morir en el intento

La epidemia del coronavirus en el mundo, más allá de poner a prueba los servicios médicos y la economía de al menos 160 países, les ha dejado una importante lección a todas las empresas: es necesario aprender a trabajar de manera remota.

En el país, entre 2012 y 2018 la cifra de personas que hacen teletrabajo se cuadruplicó y pasó de 31.000 a 112.000, de acuerdo con el estudio de penetración de teletrabajo en empresas colombianas realizado por Colombia Digital y el Ministerio de las TIC. Bogotá es la ciudad con mayor número de trabajadores remotos.

Este indicador, aunque positivo, sigue siendo bajo si se tiene en cuenta que la fuerza laboral en Colombia es de 22 millones de personas. Aunque la compañía de investigación Quocirca prevé que para el 2025 el 66 % de la mano de obra de las organizaciones trabajarán fuera de las oficinas.

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Este año, por cuenta del coronavirus, podría decirse que tal vez, el país llegue más rápido a ese indicador. A inicios de marzo, el Gobierno Nacional hizo un llamado a las organizaciones para dividir en turnos flexibles los trabajos que, por su naturaleza, deben hacerse de forma presencial y realizar de manera remota todos los que sean posibles, con el fin de contener la propagación del Covid-19.

Durante ese mes, por ejemplo, solo en la plataforma de trabajo colaborativo de Microsoft, Teams, se registró en el mundo un aumento sin precedentes en el número de usuarios, que llegó a 44 millones al día, con un registro de más de 900 millones de minutos en reuniones y llamadas en equipos.

Sin duda, el hecho representó para unos el fortalecimiento de su estrategia de teletrabajo, mientras para otros significó un reto pues su operación no había sido concebida en esas circunstancias.

Forbes consultó a algunos CEO’s y expertos sobre cuáles son los aspectos que deben tener en cuenta las organizaciones para poder desarrollar con éxito este modelo con sus colaboradores, pues está comprobado que las empresas que lo implementan pueden ser hasta 39 % más productivas y ver reducciones en sus costos de operación de al menos un 37 %, según Colombia Digital y el MinTic.

Las reglas de oro

Para Kevin Kruse, CEO de LEADx, plataforma en línea para el desarrollo de liderazgo, existen dos factores que no son negociables: los acuerdos de servicio y la dinámica de la operación.

Lo primero, dice, tiene que ver con establecer reglas claras sobre cuáles serán los horarios de trabajo, qué canales de comunicación utilizará el equipo, cuál es el tiempo prudente para obtener respuesta a una solicitud, entre otros. Para Kruse es importante que, aunque las actividades se realicen incluso desde la cama, exista en cada uno de los colaboradores responsabilidad sobre el tiempo que se dedicará únicamente al desarrollo de las tareas del trabajo.

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El segundo aspecto, a dinámica de la operación, está relacionado con mantener el clima laboral y la coordinación entre los empleados. Las reuniones y hábitos que se tienen como compañía no tienen por qué eliminarse con la distancia. “Si usualmente tiene una reunión cada lunes para evaluar los objetivos de los próximos días, continúe haciéndola a la misma hora y procure que todos puedan verse en la cámara, así mantendrá el ritmo de trabajo y la interacción”, explica.

Daniel Bilbao, CEO y cofundador de Truora, startup de tecnología de prevención contra el fraude, sugiere construir las reglas de trabajo remoto en conjunto, lo que asegurará que en el futuro todos los miembros de la organización se sientan conformes con la dinámica y se mantengan los niveles de satisfacción en los empleados, que de acuerdo con Colombia Digital es del 27 % en estos casos.

Truora, de acuerdo con Daniel, tiene como pilares del teletrabajo diez reglas de oro que han utilizado para coordinar equipos que trabajan en conjunto desde Brasil, Colombia, México y Estados Unidos.

Estas son: ser responsables con el uso del tiempo, separar el trabajo de la vida personal, estar atentos a los canales de comunicación, hacer uso de la cámara en todas las llamadas, mantener el calendario actualizado, evitar distracciones que puedan interrumpir el trabajo, respetar el horario de los demás, ser comprometidos, responsables y disciplinados, ser directos en las comunicaciones y usar la flexibilidad del trabajo remoto para su bienestar.

Así las cosas, al menos desde la perspectiva de los directivos, a las organizaciones les queda la tarea de superar dos retos. Por un lado, el de hacer que el trabajo remoto sea seguro, capacitando a los empleados en el manejo responsable de los datos y usando de forma correcta las plataformas dispuestas para compartir información relevante de la compañía.

Por último, también queda la tarea de aumentar la participación de colaboradores en nivel operativo en el trabajo desde el hogar, pues solo el 27 % de ellos puede hacerlo, mientras que en el nivel medio (coordinadores, jefes de área y supervisores), el indicador alcanza el 64 %.

La tecnología como aliado

Las plataformas virtuales son el mejor aliado a la hora de migrar el trabajo a espacios distintos a la oficina tradicional. El 80 % de los empleados que trabajan desde sus casas utilizan su teléfono móvil como herramienta principal de comunicación, y las aplicaciones de mensajería instantánea son las preferidas a la hora de compartir información (56 %).

Acá algunas de las más utilizadas en las empresas colombianas:
-Para comunicarse con el equipo, 45 % (WhatsApp, Telegram, Microsoft Teams)
-Para compartir y almacenar documentos, 35 % (Google Drive, Dropbox)
-Para gestionar la productividad, 32 % (Asana, Jira, Trello, Monday, Slack)
-Para tener reuniones: 65 % (Zoom, Google Hangouts, Skype).