Honra tu tiempo: la virtud más importante que necesitan las empresas

El tiempo es un concepto extraño. Los humanos tenemos una relación extraña e inseparable con el tiempo, y lo percibimos de diferentes maneras, de acuerdo con el nivel de concentración o motivación que tengamos. Si les digo que pasen 3 minutos en una posición de plancha, esos 3 minutos se van a sentir como una eternidad, sin embargo, 3 minutos viendo una película se pasan en un abrir y cerrar de ojos.

En la sociedad moderna, existimos en una interminable y constante batalla en contra del tiempo, siempre intentando llegar a la próxima reunión, cita médica, transporte público o a algún evento. Sentimos que no tenemos tiempo y que no nos alcanza. De hecho, “no tengo tiempo” o “no me alcanza la vida” es una de las frases que más se oyen en los pasillos de las oficinas.

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El gran problema radica en la cultura que estamos generando en empresas alrededor del tiempo. En especial en las empresas suramericanas, en las cuales se vuelve usual ser impuntual, alargar las reuniones más de lo que están citadas o simplemente citar varias reuniones a la misma vez, sin conocimiento alguno de las repercusiones que esto tiene en la productividad de la gente.

En el mundo corporativo se sufre de un mal muy serio que se conoce comúnmente como reunionitis aguda. Existe también la creencia de que entre más larga sea la reunión, más se está trabajando y logrando.  Y aún cuando tienen valores muy bonitos y sofisticados pegados en las paredes de las oficinas hablando sobre el balance de vida personal y trabajo, lo que sucede en la práctica parece indicar lo contrario y el resultado son equipos insatisfechos, desmotivados y no entregando su 100 %.  

“Culturalmente, lo que creemos, no quiere decir casi nada. Lo que haces es lo que importa”. Esta es la idea detrás de uno de los libros que más recomiendo leer hoy en día: What you do is who you are de Ben Horowitz. Este libro logra llegar a uno de los puntos que más firmemente defiendo en mi vida: los valores no importan, lo que realmente importa son las virtudes. Valores entendidos como simples ideas y conceptos, y virtudes como acciones y lo que realmente ejecutamos.

En la gran mayoría de organizaciones existe una disonancia bastante grande entre los valores que se promueven, el ideal de las cosas, y ese aspiracional de great place to work, y lo que realmente termina pasando y cómo la organización se termina comportando. Basta con mirar la forma en la cual se maneja el tiempo de y las agendas de las personas para poder hacer un diagnóstico rápido de la cultura de la compañía y qué tanto está viviendo por los valores que tiene en los posters y panfletos.

Esto lo sé porque mi curso de Hábitos poderosos, que ya lo he dictado a más de 10 empresas, tanto multinacionales como nacionales, y ha tenido más de 500 asistentes siempre refleja lo mismo: trabajadores que se quejan de las reuniones eternas, ineficientes, sobrepuestas en su calendario o que simplemente no tienen ningún sentido para los resultados que están tratando de perseguir. ¡La gente siente que no tiene tiempo!

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Por lo tanto, me parece fundamental poder abordar este tema, el de honrar nuestro tiempo y el de los demás, para que no solo los líderes en las compañías lo promuevan, sino cada una de las personas que componen la organización. Después de todo, la cultura la crea el comportamiento de un grupo de personas, no una sola persona.  

Me gusta resumirlo en los cursos con una frase simple: honra tu tiempo. Me inspiré en la cultura japonesa, con la cual por alguna razón siempre he sentido mucha afinidad. Si hay una cultura más obsesionada que la inglesa con la puntualidad, es la japonesa.  Japón es conocido mundialmente como una nación embebida en sus rituales y costumbres únicos – desde entregar las tarjetas de presentación con dos manos y recibirla de la misma manera inclinando la cabeza, como señal de respeto hasta el uso restringido de zapatos en ciertos lugares o las reglas para darse un baño.

Son especialmente estrictos y meticulosos con el concepto de puntualidad. El sistema de transporte es tan puntual, que normalmente se puede saber la hora del día por sus llegadas y salidas. Los trenes japoneses de hecho son los más puntuales del mundo, el retraso promedio del Tokaido Shinkasen es 0.7 minutos.

Japón no siempre fue así. Su obsesión con la puntualidad empezó en la era de modernización e industrialización (después de 1900). Muchos expertos atribuyen el rápido desarrollo y éxito de la economía japonesa a su disciplina y respeto por el tiempo y todo parece indicar que estas cualidades se replican en los países que logran altos niveles de desarrollo. No es coincidencia que, los países suramericanos, que somos los que menos respeto tenemos por el tiempo, somos los menos puntuales y más relajados con el tema. Esto lleva a altas ineficiencias, demoras y retrasos en proyectos que tomarían una fracción del tiempo si tan solo se tuviera la disciplina de cumplir con el tiempo.

Se vuelve común entonces en las empresas en esta parte del mundo, empezar las reuniones 5 minutos después de la hora citada, porque “todavía se está a tiempo”, y terminarla 10 minutos tarde porque “se quedó un tema prioritario por fuera”.

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Si sumamos esos minutos inofensivos que nos tomamos en empezar y en acabar, podemos darnos cuenta de que estamos perdiendo mucho tiempo en el día por no mantener la disciplina adecuada y por lo tanto siempre vamos a sentir esa sensación de afán. Ahora bien, muchos manifiestan que no depende de ellos y que muchas veces son sus jefes o subalternos los culpables. Eso es cierto, sin embargo, cuando uno cambia la manera en la cual uno lleva el tiempo y el de los demás, e impone eso como ejemplo, la gente con el tiempo tiende a imitar estas buenas prácticas.

Comienza honrando tu tiempo y el de los más y los demás comenzarán a honrarlo también. Hay que salir de la mentalidad que nos convence que como todo el mundo lo hace está bien. ¡No! Una cita a las 8:00 am es a las 8:00 am, no a las 8:10. Llegar 10 minutos tarde no es estar puntual, es estar tarde. Y donde más pasa esto es en nuestra vida personal, en la cual la llegada tarde se vuelve hasta un tema “de moda” o “cool”.

William James decía “Si quieres tener una cualidad, actúa como si ya la tuvieras”. Si quieres ser puntual, comienza a actuar puntual en todos los aspectos de tu vida y los demás te seguirán.

4 pasos para comenzar a honrar tu tiempo y el de los demás

• Empieza y termina las reuniones religiosamente en punto – Inténtalo así parezca difícil. Si falta gente por llegar, empieza y que ellos tengan que ponerse al día. Si faltan temas por tocar, cita otra reunión. Hagas lo que hagas, mantente fiel al horario y vas a descubrir que la gente comienza a valorarlo y a imitarlo. 
• Maneja el calendario como si fuera el mapa que guía tu día – Escribe en tu calendario todo. Desde tus periodos de descanso o almuerzo hasta las horas en las que haces ejercicio, así como todas las reuniones o encuentros que tengas. Tenerlo todo mapeado te servirá como guía durante el día e incrementarás las probabilidades de cumplir con los tiempos.

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• Cita reuniones de 30 minutos en la medida de lo posible – Esta es una técnica que nos ayuda a ser más eficientes y pone a todo el mundo en sintonía y concentración. Si solo tenemos 30 minutos para la reunión, esto nos obliga a ir al grano y cortar todo lo demás que no sea prioritario. ¡Implementamos esto en Fitpal y ahora en Ontop y nos ha resultado maravilloso y lo mejor es que ganamos más tiempo durante el día! Mantenlo corto y dulce.
• Envía un mail resumen punto a punto antes de cada reunión – Esta practica puede complementar de una manera espectacular el punto anterior. Si envías los puntos clave a tocar en la reunión por mail, la reunión será mucho más eficiente y seguro no se pasará del tiempo agendado. Cuando todos ya saben de qué se va a hablar, se está mejor preparado y el tiempo rinde increíble.

Contacto:
LinkedIn: Julián Torres*
Twitter: @juliantorresgo
*El autor es administrador de empresas de la Universidad de los Andes. Es cofundador de Fitpal y Ontop, una plataforma que le permite a las empresas contratar globalmente de forma legal y rápida.

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