Este sistema de ordenar carpetas y documentos les va a cambiar la vida

Puede parecer obvio, pero cualquier empresa necesita adoptar un sistema estructurado para ordenar sus documentos. Lo que no es tan obvio es por qué. ¿Han experimentado niveles de estrés altos en su puesto de trabajo repentinos e inesperados? ¿Les pasa que encuentran difíciles y retadoras, tareas que son sencillas y rutinarias? Los invito a revisar qué tan ordenado está su espacio de trabajo, no solo su escritorio físico, sino su escritorio virtual.

 Expertos afirman que ser ordenados e higiénicos es positivo para nuestra salud mental y física. Un estudio de la Universidad de California encontró que los niveles de la hormona cortisol eran más altos en las madres que vivían en hogares que describían como desordenados y llenos de proyectos sin terminar. El estrés afecta el sueño, el apetito y genera hábitos no saludables, por esta razón, es una buena idea comenzar a evaluar qué tan ordenados y limpios estamos siendo, no solo en nuestra vida personal, sino en nuestra vida laboral, que es donde frecuentemente se ve más desorden.  

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Si ustedes son como la mayoría de las personas, probablemente tengan un escritorio de computador lleno de archivos de diferentes tipos y fechas regados por toda la pantalla. En una pantalla común de 13 pulgadas en resolución estándar, caben alrededor de 125 archivos en tamaño normal. Estudios de visualización muestran que cuando una imagen o pantalla tiene más de 20 % de texto, comienza a verse atestada de cosas, es decir, desordenada, y puede comenzar a generarnos sensaciones negativas.

Por lo tanto, tener más de 25 archivos en el escritorio no es una buena idea si hablamos de estrés y quietud mental. ¿Cuántos archivos tienes ahí en este momento? Yo soy de una postura más radical y me gusta tener el escritorio totalmente limpio. A continuación, les muestro una imagen de cómo no debería ser un escritorio y cómo lo tengo yo, y les cuento que me ha ayudado en términos de productividad y efectividad, al hacerme sentir más en control y menos estresado.

Como pueden ver en mi escritorio solo está el archivo que actualmente estoy trabajando, este artículo que escribo en este momento. Tan pronto lo termine, lo paso a la siguiente etapa de mi proceso documental, mis carpetas ordenadas con el sistema especial que les voy a contar, y lo elimino de mi escritorio, para que quede otra vez en un estado zen, mostrándome una imagen relajante e inspiradora.

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Poder implementar esto mismo a nivel compañía es clave. Darles pautas a lodos los miembros de una organización sobre cómo y donde guardar los archivos que trabajen es fundamental para la continuidad y sostenibilidad de una empresa. ¿Qué pasa si el computador de una persona clave en la compañía se pierde o es robado, y solo tenía copias de los archivos en ese disco duro? ¿Cuánto tiempo perdemos tratando de explorar los archivos de un computador de alguien que ya no trabaja en la compañía para ver si podemos encontrar ese archivo de Excel que tanto necesitamos y desenterrarlo de las profundidades del Matrix?

El primer paso para evitar esto es la nube lógicamente. Pagar un servicio como Dropbox o Google Drive no debería ser algo que pensáramos dos veces como líderes. Las empresas más tradicionales y grandes pagan por servidores privados, VPS, y softwares costosos de la talla de SAP y Oracle. Sin embargo, yo vengo a proponerles una técnica que no les va a costar millones de dólares y que solo requiere de una virtud, que igual les va a servir en todos los aspectos de la vida, disciplina.

El sistema mágico para guardar y archivar documentos

Este sistema lo aprendí en Beijing, China, en la primera empresa que trabajé en mi vida, Linka. Mi jefe Daniel Montejo, me hizo aprenderlo desde el primer día y no paraba de enfatizar su importancia cada minuto. Si no seguía la pauta exactamente, me lo hacía saber, y recalcaba que eso era muy importante para que la empresa pudiese crecer ordenadamente. Como primiparo trabajando, obedecía la orden sin entender muy bien, hasta que tuve mi propia compañía con 50 empleados.

Archivos perdidos, con el nombre mal puesto y por lo tanto imposibles de encontrar, información no actualizada o errores de digitación, fueron algunas de las consecuencias de no tener esto implementado en todas las áreas desde el día uno. Tener este nivel de desorden, nos hace sentir una pérdida grande de control. Si no puedo acceder a la información de mi compañía de una forma sistematizada y rápida, voy a perder mucho tiempo buscando lo que necesito y voy a gastar mucha energía emocional en estrés innecesario al pensar que perdimos algo importante.

Todo empieza con los hábitos del líder. Si una organización tiene un líder que no es ordenado, el efecto cascada hace que todos sus miembros de equipo se vuelvan desorganizados en sus labores, así sean personas completamente diferentes en sus casas. El líder tiene que luego transmitir, inculcar y reforzar este hábito a los líderes de abajo para que estos hagan lo mismo, hasta que toda la organización esté indoctrinada en el sistema.

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Funciona como magia. Hace que la información siempre este disponible, con el nombre que es y debidamente archivada. Mejor aún, reduce los niveles de estrés de la compañía al no generar picos de cortisol en las personas cuando no encuentran las cosas o se sienten llenos de “basura” en sus carpetas de documentos y escritorio. Es la expresión máxima de la higiene laboral que mantiene a todos en una disciplina colectiva muy saludable.

Paso 1:  Contratar un servicio en la nube como Google Drive o Dropbox

Cualquiera funciona. Pero nada nunca en un disco duro físico. Todo siempre en lugares donde se pueda recuperar.

Paso 2: Tener una carpeta por área general

Estas deben estar numeradas con doble digito para que no se nos ordene alfabéticamente o desordene numéricamente. Este es un ejemplo:

• 01. Corporativo
• 02. Financiero
• 03. Mercadeo
• 04. Servicio al cliente

Paso 3: Subcarpetas dentro de cada carpeta

Estas, por supuesto, deben ser apropiadas para los diferentes temas dentro de las áreas. Por ejemplo: en la carpeta ‘Servicio al cliente’ iría la subcarpeta ‘Manuales de respuesta’.

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Paso 4: Archivos individuales guardados con un mismo formato

Los archivos individuales siempre deben ser guardados en el siguiente formato: YYYYMMDD_nombre archivo, para que puedan ser ordenados e identificados temporalmente con facilidad. Por ejemplo:        20210326_Articulo Forbes sobre documentos.

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Todo sin importar qué, debería seguir esta regla, y de esta manera, nunca se perderá ningún archivo y todo tendrá que estar en la carpeta adecuada. Toma 2 minutos más de tiempo máximo, pero ayuda a tener todo identificado para eventualmente ser hiperproductivos.

Contacto:
LinkedIn: Julián Torres*
Twitter: @juliantorresgo
*El autor es administrador de empresas de la Universidad de los Andes. Es cofundador de Fitpal y Ontop, una plataforma que le permite a las empresas contratar globalmente de forma legal y rápida.

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