Cómo pasé de no creer en el trabajo remoto, a ser su más fiel creyente

Hace dos años, el trabajo remoto/flexible no era posibilidad en Fitpal. Lo había intentado de implementar varias veces, pero no había logrado tener mucho éxito. Cada vez que intentaba implementar el famoso viernes de home office, sentía que la gente lo tomaba como vacaciones, no percibía la misma disciplina y dedicación que en la oficina y la productividad disminuía considerablemente. No solo era percepción, los KPI’s me lo mostraban. Para mí, la oficina presencial era la única forma de alcanzar buenos resalados y generar un equipo exitoso.  

La pandemia llegó en 2020 y nos obligó a implementar el trabajo remoto/flexible. Ya no había pretextos, excusas u objeciones, Fitpal tenía que encontrar la manera de hacerlo funcionar o de lo contrario no podríamos seguir operando. El día que di la orden de mandar a todo el mundo a la casa a trabajar indefinidamente en marzo 11 de 2020, empecé un proceso de rápido enamoramiento con el trabajo remoto que hoy ha llegado a tal clímax, que se ha convertido en la base mi nueva compañía y mi futuro, Ontop.

Lea también: Diez consejos prácticos que me hubiese gustado recibir antes de emprender

Ya no solo creo que el trabajo remoto es una posibilidad muy buena, creo que es la forma en la que se va a trabajar de acá en adelante. No entiendo cómo las empresas podían gastar tanto en arriendos, perder tanto tiempo en reuniones presenciales y quitarles tanto tiempo a sus empleados haciéndolos ir hasta una oficina día tras día tras día.

¿Cómo pasé de no creer que el trabajo remoto a ser un devoto creyente y promotor? ¿Qué fue lo que descubrí?

El trabajo remoto requiere de una planeación y unos recursos específicos

Antes del Covid-19, el trabajo remoto era visto como un beneficio, algo que las empresas nos regalaban para dinamizar nuestra estancada rutina, y, por lo tanto, no se le había dado tanta seriedad y dedicación a estructurarlo y planearlo. Los procesos y herramientas que implementamos en un espacio físico, no necesariamente se transponen a un esquema remoto olímpicamente. Son espacios diferentes, universos completamente paralelos, que requieren de diferentes aproximaciones de parte de los Gerentes.

La razón principal por la que el trabajo remoto no me funcionó prepandemia es sencilla: no había implementado las herramientas de comunicación, documentación y control necesarias para que pudiese ocurrir de una forma natural y ordenada. Vivía en mi cabeza en una fantasía de imaginarme a mis desarrolladores jugando PlayStation mientras yo estaba sentado en mi escritorio mirando un archivo de Excel. Solo pensarlo me hacía arder en fuego porque no tenía como medir y ver los resultados de ese trabajo alejado de la oficina.

Pero como todo en la vida, al que no quiere caldo se le dan dos tazas. Y hoy en día, agradezco haberme tomado las dos tazas de caldo que me sirvieron. No solo tuve la experiencia de migrar una empresa a ser 100 % remota en cuestión de días, meses después, terminé fundando una de las primeras empresas 100 % remotas, cuyo modelo de negocio depende de contrataciones internacionales y trabajo remoto.

A continuación, les cuento el kit de herramientas y proceso básico para hacer del trabajo remoto algo viable y eficiente. Si tu compañía aún no ha podido implementarlo del todo, y eres de los que siente que el trabajo remoto no funciona, te reto a implementarlas y medir qué pasa. Mi apuesta es, que vas a descubrir un mundo de posibilidades y destaparas la caja de pandora de la ultra productividad y eficiencia de recursos.

Lea también: El buen hábito de recibir feedback

Kit básico para implementar trabajo remoto

1. Slack

Tener un canal de comunicación diferente a WhatsApp es esencial. WhatsApp no está optimizada para trabajar, y mezclar la vida personal con el trabajo ya sabemos que es de las peores cosas que podemos hacer. Mi recomendación, implementar al 100 % un espacio de trabajo como Slack para todas las comunicaciones de la compañía, y establecer una regla que dicte que solo se pueda hablar e intercambiar archivos por ese medio oficial. Slack se integra con un sinnúmero de soluciones que hacen que sea muy fácil hacer cualquier proceso. Como le expliqué a mi papá hace poco, Slack es la oficina moderna.

2. Notion

Hoy en día, tener Google Drive o Dropbox para guardar información no basta. Para evitar el desorden, la enviada de enlaces y compartida de archivos existe Notion, un espacio de trabajo colaborativo para documentación, bases de datos sencillas, registro de procesos y llevar el día a día de una organización más amablemente. Ahorra horas de trabajo desperdiciadas buscando archivos actualizados, carpetas perdidas y versiones erróneas. Las listas de tareas pendientes y la herramienta de tomar notas son muy importantes para no olvidar nada y tener todo el conocimiento compartido en el equipo.

3. Calendly

Cualquier miembro del equipo necesita una herramienta para poder mostrar su disponibilidad horaria y permitir agendamiento inteligente. Evita conversaciones repetitivas coordinando horarios y comparando agendas para reunirse. El calendario debe convertirse en nuestro mejor aliado en el trabajo remoto, porque es el mapa para guiarnos en el día a día. Es necesario agendar tanto reuniones y espacios de trabajo, como espacios de descanso y cuidado personal.

Lea también: La gente no compra productos, compra mejores versiones de sí mismos

4. Zoom

Una herramienta paga de video llamadas es fundamental. Hoy en día, en mi opinión, la mejor es Zoom. Es la más intuitiva, rápida y tiene la mejor calidad. Se integra con Slack fácilmente y mandar invitaciones de llamadas es supremamente rápido. Una regla fundamental es siempre tener video llamadas con la cámara prendida. La comunicación no verbal (micro expresiones) es un componente muy importante de la comunicación humana, por ende, la mayoría de las interacciones en trabajo remoto deberían permanecer cara a cara para generar empatía en los equipos, transmitir mensajes adecuadamente y combatir la soledad que puede generar estar solo todo el día.

5. Correo electrónico y calendario

Este es obvio, pero quería mencionar que el mejor correo y calendario para mi son los de Google. En la medida de lo posible utilizarlos ya que son los que más integraciones tienen con otras herramientas y son bastante rápidos.

6. Micrófono, cámara y wifi

No hay nada más desesperante que las video llamadas que se traban, los micrófonos que no se escuchan y las cámaras que no dejan ver bien la persona. El micrófono, la cámara y el wifi tienen que tener una buena calidad porque cuando no estamos frente a frente lo más importante transmitir nuestros mensajes con calidad y rapidez y evitar el conocido efecto teléfono roto.

Contacto:
LinkedIn: Julián Torres*
Twitter: @juliantorresgo
*El autor es administrador de empresas de la Universidad de los Andes. Es cofundador de Fitpal y Ontop, una plataforma que le permite a las empresas contratar globalmente de forma legal y rápida.

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes Colombia.