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Administración del enfoque: qué es y cómo afecta su productividad

Es normal ir perdiendo los objetivos que se traza en el inicio del año. Acá tres claves que le ayudarán a mantenerlos y alcanzarlos.

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Foto: Pixabay

Todos tenemos las mismas 24 horas, por lo tanto la base para poder multiplicar tu tiempo está en la administración del enfoque. Aquí quiero entregarte 3 claves:

1. Definición de metas

Si no tienes un norte claro, es imposible que logres administrar tu tiempo de manera productiva. Por definición, una distracción es algo que te aleja de lo que quieres en tu vida, y por lo tanto el primer paso es definir qué quieres en tu vida.

Debes tener 3 grandes metas para cumplirlas en un periodo mediano de tiempo, podrían ser:  las 3 grandes metas del año, semestre o trimestre. Para ser equilibrado deberían ser dos metas en tu vida laboral, y  una para tu parte personal o espiritual.

Lea también: El dilema de la productividad laboral

Todos los domingos de noche, vas a realizar la siguiente actividad: en una hoja de papel haces 4 columnas, 3 por cada gran meta que tienes, y a la 4ta la vas a titular “pérdida de tiempo”. Debajo las primeras 3 columnas vas a colocar todas las actividades de la semana que te acercan a esa meta. Todo lo que no te acerque a una de tus 3 grandes metas lo vas a colocar en la columna pérdida de tiempo.

Debes asegurarte que el 80% de tus actividades de la semana te acerque a una de tus 3 metas.

En este ejercicio pueden pasar varias cosas: La primera es que visualmente ya te vas a dar cuenta a cuál de tus 3 grandes metas no le estás prestando atención. La otra es que tal vez te des cuenta que la columna pérdida de tiempo está llena de actividades. Aquí debes ser implacable en delegar todo lo que puedas de esa lista. Si hay cosas allí que obligatoriamente debes hacer, como por ejemplo ir a renovar tu licencia de conducir, ese tipo de actividades no pueden ser más del 20% de tu tiempo de la semana.

Una vez tienes el listado depurado y claro, vas a tu aplicación de calendario y le pones día y hora a cada actividad. Mi lema es: “lo que no está en mi agenda, no existe”. 

2. Apalancamiento

Es decir, apoyarse en otros para sacar actividades de tu calendario. Esos “otros” son:  1 el. tiempo de otras personas, 2.  La tecnología, 3. procedimientos y sistemas. Primero, procura delegar todas las actividades que no te llevan a tus metas a otras personas, así estás usando el tiempo de otros. Segundo, encuentra herramientas tecnológicas que hagan más efectivo tu trabajo, si estás en el área de ventas, un CRM te puede ayudar a automatizar correos de seguimiento o interaccioones con tus clientes.

Y, lo tercero, crea procedimientos y sistemas para mejorar actividades rutinarias de tu trabajo, por ejemplo: puedes instaurar una política de compañía que diga que las reuniones internas no pueden durar más de 15 minutos.

3. SAC

La tercera clave para la administración de tu tiempo son las sesiones de alta concentración, a las cuales quiero dedicarles un artículo completo, que podrás leerlo próximamente.

Por: Jaime Rubiel*
*El autor es especialista latinoamericano en productividad exponencial y creador del método 4M para formar una nueva generación de Líderes Exponenciales.

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes Colombia.

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