A diferencia del documento soporte, el documento equivalente electrónico es expedido por el proveedor por la venta de un bien o la prestación de un servicio, no por el adquisidor del mismo.
En el año nuevo no todo se puede dejar atrás, como es el caso de los obligaciones que tienen los contribuyentes cada año con la DIAN. Durante esta vigencia se implementará el Artículo 29 del Proyecto de Resolución emitido en agosto de 2022, en el que se definieron los criterios que debe tener el documento equivalente electrónico.
De acuerdo con la entidad, este es un documento que hace las veces de factura, y soporta las compras realizadas en algún establecimiento comercial. A diferencia del documento soporte, el equivalente es expedido por el proveedor por la venta de un bien o la prestación de un servicio, no por el adquisidor del mismo.
En esta normativa se establecieron 14 requisitos comunes que tiene que cumplir el documento equivalente electrónico. José Fernando Medina, Country Manager de la compañía software Saphety Colombia, explica cuáles son estos puntos.
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1. Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, según el listado señalado en el artículo 25 de la resolución, agregando al final de la denominación el término “electrónico”.
2. Debe tener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del proveedor de bienes y servicios.
3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
4. Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.
5. Fecha y hora de generación.
6. Fecha y hora de expedición.
7. Tiene que entregarse al adquiriente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: Documento validado por la DIAN.
8. Se debe señalar el valor total de la operación.
9. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.
10. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.
11. El código único de documento equivalente electrónico -CUDE
12. Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico. al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
13. Cumplir con los requisitos específicos señalados en la presente resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.
14. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el «Anexo técnico documento equivalente electrónico.» establecido en el Título XI de la presente resolución.
De acuerdo con lo establecido en la norma, se podrán incluir requisitos adicionales que se consideren necesarios, según las características de cada sector.